“Pemusnahan ada empat macam, yakni: dibakar, dicacah, dikubur, dan dibubur. Pemusnahan berkas atau dokumen harus musnah tuntas tanpa menyisakan jejak, misal dalam bentuk bungkus makanan.” Demikian disampaikan Kepala UPT Kearsipan Universitas Jember, Trayo Sastri Hardiani saat menyampaikan materi pada Pelatihan Implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) FKM Universitas Jember.
Pelatihan ini diselenggaarakan pada hari selasa, 10 Januari 2017 bertempat di FKM Univeritas Jember. Kepala UPT Kearsipan Universitas Jember hadir sebagai instruktur didampingi sejumlah staf untuk memberikan pelatihan pada pimpinan Fakultas, Ketua/Sekretaris Bagian, Kabag Tata Usaha dan Kasubbag serta para staf yang menangani surat menyurat. Dengan pelatihan ini bisa didapatkan kesamaan pemahaman menganai alur penanganan surat menyurat, baik surat masuk maupun surat keluar serta cara pengarsipan dan pemusnahannya. Pelatihan ini juga mengasah kemampuan pimpinan dan staf FKM dalam menangani surat menyurat secara online yang secara bertahap akan mulai diterapkan di lingkungan FKM Universitas Jember.
Tidak kurang dari Dekan FKM Universitas Jember, ikut serta dalam pelatihan dengan mencoba secara langsung prosedur kearsipan secara online yang dikelola oleh UPT Kearsipan Universitas Jember. Keberadaan SIKD ini akan mempermudah proses surat-menyurat, bahkan saat pimpinan sedang dalam posisi bertugas di luar negeri. Pimpinan Fakultas dapat segera membaca surat yang masuk ataupun keluar sekaligus memberikan disposisi terhadap surat tersebut secara online. Dengan kata lain pengarsipan dan penanganan suarat menyurat dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun tanpa ada kendala ruang dan waktu.